Hoe werk je als organisatie aan een veilige meldcultuur?
Als er binnen een organisatie geen meldingen van ongewenst gedrag zijn, is dat dan een betrouwbare indicatie van een sociaal veilige omgeving? Regina Nieboer, trainer bij het Landelijk Instituut van Vertrouwenspersonen (LIVP) denkt van niet. In dit blog beschrijft ze hoe organisaties, maar ook vertrouwenspersonen zelf, kunnen werken aan een veilige meldcultuur.
Heeft een organisatie een sociaal veilige werkomgeving wanneer er geen meldingen van ongewenst gedrag zijn? Nee, dat denk ik niet. We horen tegenwoordig juist heel veel over (seksueel) grensoverschrijdend gedrag dat jarenlang kon doorsluimeren binnen organisaties. Dat roept bij mij de vraag op: hoe komt het dat mensen geen melding doen van ongewenst gedrag? En, hoe kan een organisatie eigenlijk een veilige meldcultuur creëren?
Doe er maar gewoon over
Wil je als organisatie een veilige meldcultuur realiseren, dan zul je een aantal stappen moeten zetten. Allereerst is het noodzaak dat de papierwinkel op orde is en blijft, zoals een gedragscode en een klachten- en meldregeling. Dat vind ik zo evident, dat ik dat de hygiënefactor noem: de basis die er gewoon moet zijn. Punt.
Daarnaast is het verstandig om als organisatie zo gewoon mogelijk te doen over een sociaal veilige werkplek en over de vertrouwenspersonen binnen de organisatie. Net als dat er tijdens medewerkersbijeenkomsten aandacht is voor OR-verkiezingen, voor de vernieuwde CAO en voor BHV’ers, is het verstandig om ook heel regelmatig stil te staan bij de rol van interne of externe vertrouwenspersonen. Wie zijn dat, wat doen ze, waarvoor kun je bij hen terecht en hoe kan je ze bereiken?
Voorbeeldfunctie en dialoog
Als organisatie doe je er verstandig aan dat leidinggevenden en directeuren zelf ook aandacht aan het onderwerp van sociale veiligheid en vertrouwenspersonen besteden, en dit niet overlaten aan bijvoorbeeld de afdeling HR of de Ondernemingsraad. Op die manier stellen leidinggevenden zich kwetsbaar op, geven ze een voorbeeld af, maar tonen ze ook het belang van het onderwerp aan. Zij kunnen bijvoorbeeld naar aanleiding van het jaarverslag van de vertrouwenspersonen onderwerpen in de organisatie bespreekbaar maken: ‘Blijkbaar zijn er binnen onze organisatie mensen die zich niet veilig voelen. Wat gaan we daaraan doen?’
De deur van de vertrouwenspersoon
Daarbij heb ik wel een tip voor leidinggevenden. John de Mol gaf in het veelbesproken interview met het programma BOOS over misstanden bij The Voice of Holland aan, dat zijn deur altijd openstond voor medewerkers als zij ergens over wilden praten. Dat werkt natuurlijk niet zo, want deuren kunnen weliswaar openstaan, maar dat garandeert geen veilige plek om je verhaal te doen.Geef juist aan dat de deur van de vertrouwenspersoon altijd openstaat. Leidinggevenden proberen het verhaal van medewerkers nog wel eens te rationaliseren of uit te zoeken. De vertrouwenspersoon doet dat niet, die doet niet aan waarheidsvinding. Die is onafhankelijk en objectief. Het verhaal van de klager of de melder is gewoon het verhaal. Dat is de kracht van de vertrouwenspersoon.
Professioneel en opgeleid
Dat wil ik wel enigszins nuanceren: de kracht van de vertrouwenspersoon komt vooral naar boven als hij of zij professioneel is opgeleid, het vak bijhoudt en weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Het komt voor dat organisaties geen professioneel opgeleid vertrouwenspersoon in huis hebben, maar de medewerker die goed bij de collega’s ligt en die goed kan luisteren, hebben aangesteld voor die functie. De vraag is of dit de meest geëigende personen zijn om vertrouwenspersoon te worden. Het zijn van een vertrouwenspersoon is een vak, geen rol die je er eventjes bij doet. Het hebben van een professioneel opgeleid vertrouwenspersoon die zijn taken en verantwoordelijkheden serieus neemt, draagt bij aan een veilige meldcultuur.
Kaders van vertrouwelijkheid
Vaak vinden medewerkers het ook best eng en spannend om met een vertrouwenspersoon in gesprek te gaan over in hun ogen ongewenst gedrag of een onveilige werksituatie. Wat doet de vertrouwenspersoon eigenlijk met de informatie die ik geef? Als vertrouwenspersoon is het dus heel belangrijk dat je kaders van vertrouwelijkheid schept: wat kunnen en mogen medewerkers van je verwachten als ze bij je aankloppen. Hoe veilig is hun verhaal en wat kan je voor hen betekenen? Als je dat verkeerd aanpakt, dan is er het risico dat je het alleen maar erger maakt. Onlangs stond nog een artikel in de krant over een oud-docent in Groningen. Hij bleek jarenlang een vijftienjarige leerling te hebben misbruikt, in de periode dat hij haar vertrouwenspersoon was. Het moet niet gekker worden!
Veiligheid, dat wil toch iedereen?
Kortom, er is een aantal randvoorwaarden waar organisaties aan kunnen werken om een veilige werkplek en een veilige meldcultuur te creëren. Doe er allereerst zo normaal mogelijk over; zorg voor goed opgeleide en professionele vertrouwenspersonen die weten wat hun taken zijn; en geef vertrouwenspersonen een podium. Maak ze zichtbaar. Niet alleen met een foto en een telefoonnummer, maar echt fysiek zichtbaar. En ben je vertrouwenspersoon, pak dan dat podium. Loop rond. Laat je gezicht zien. Vertel waar je voor bent aangenomen en waar je voorstaat. Want, werken aan een sociaal veilige werkomgeving en de veiligheid van medewerkers, en zorgen dat mensen zich veilig bij je voelen, zo veilig dat ze hun verhaal met je willen delen… dat is toch fantastisch?!
Regina Nieboer is LVV-registervertrouwenspersoon en trainer bij het Landelijk Instituut Vertrouwenspersonen.