Vertrouwenspersonen dragen echt bij aan een veilige werkplek!
Vertrouwenspersoon Gerda Arends ervaart het elke keer weer: vertrouwenspersonen dragen echt bij aan een veilige en prettige werkomgeving. In dit blog beschrijft ze wat je als vertrouwenspersoon kunt doen op het moment dat je gesprekken voert met een klager en ook de beklaagde zich bij jou meldt.
Inmiddels heb ik diverse gesprekken gevoerd met Emine. Zij is sinds tweeëneenhalf jaar coördinator van haar afdeling. Ze werkt op een onderzoeksafdeling samen met vier andere vrouwen. Voor hun werk hebben ze veel overleg met andere afdelingen en geregeld werken ze ook mee aan afdelingsoverstijgende onderzoeksprojecten. Daar loopt Emine geregeld vast in de communicatie met Joop, een collega van een andere afdeling.
Manier van benaderen
Emine praat in al onze gesprekken met veel respect over Joop. Hij heeft jarenlange ervaring en een grote hoeveelheid parate kennis. Waar ze last van heeft is zijn manier van benadering. Joop is hoger opgeleid en benoemt dit steeds wanneer ze verschil van mening hebben over de uitvoer en de presentatie van hun onderzoek. De laatste keer dat het misging, was toen een collega van Emine een onderzoeksrapport had opgesteld. Joop vond dat zijn eigen bijdrage aan het onderzoek van grotere waarde was geweest dan de bijdrage van de andere onderzoekers, en wilde dat dit door de collega van Emine in het voorwoord zou worden vermeld. Emine vond dat het een gezamenlijk project is geweest en heeft dit besproken met Joop.
In de hoek gezet
Dit gesprek liep volgens beide partijen niet goed. Joop liet zich opnieuw weer voorstaan op zijn kennis en titels, en dat schoot verkeerd bij Emine. Nu wil Joop niet langer samenwerken met Emine of met andere medewerkers van haar afdeling. Emine en Joop hebben de opdracht van hun werkgever gekregen om hier samen uit te komen. Hierdoor voelt Emine zich in de hoek gezet door zowel Joop als haar werkgever. Ze neemt contact op met mij als vertrouwenspersoon en in het eerste gesprek, beschrijft ze de pesterijen van Joop. Ze geeft het voorbeeld dat Joop eerst zelf de uitslagen van een onderzoek leest, vergeet deze te delen met collega-onderzoekers, en dan communiceert alsof deze zaken zo zijn besproken met het team van onderzoekers.
‘Ach, je kent Joop’
De medewerkers uit het team van Emine willen ook niet meer met Joop werken. Ze vinden dat Joop laatdunkend en met minachting spreekt over hen en het werk dat zij doen. Deze zaken zouden in het verleden al vaker voorgekomen zijn, en besproken met de manager van Emine. De reactie van de manager was dan: ‘Ach, je kent Joop. Daar moeten we maar een beetje omheen bewegen. Want ja, hij is wel heel goed in zijn werk’.
Een vertrouwenspersoon bemiddelt niet
Dit maakt dat Emine geen vertrouwen heeft in een uitkomst die ook echt tot verbetering in de samenwerking gaat leiden. Dan belt ook Joop met mij. Hij zou graag willen weten of ik als vertrouwenspersoon ga bemiddelen in een gesprek dat hij moet hebben met een collega. Gelukkig was ik wakker en realiseerde direct dat ik zijn collega al had gesproken. Ik heb aangegeven dat een vertrouwenspersoon niet bemiddelt en dat ik niet vrij was om met hem het gesprek aan te gaan. Wel heb ik hem gevraagd of hij openstaat voor mediation. Hij gaf aan dat hij wil onderzoeken of de relatie te herstellen is, dus ja.
Mediation
Emine is heel blij met het bericht dat mediation een mogelijke oplossing gaat zijn. Inmiddels loopt dit traject en recent belde de HR-manager om mij te bedanken voor de voorgestelde interventie. Deze situatie was al veel te lang oogluikend toegestaan. Het blijkt maar weer eens: we kunnen als vertrouwenspersoon dus echt bijdragen aan een veilige en prettige werkomgeving. Wat een mooi beroep hebben we toch!
Gerda Arends is LVV-registervertrouwenspersoon, geeft trainingen voor het Landelijk Instituut Vertrouwenspersonen (LIVP) en is bestuurslid van de Landelijke Vereniging Vertrouwenspersonen (LVV).