Een interne of externe vertrouwenspersoon?
Is de organisatie waar je werkzaam bent actief bezig om een beleid te vormen ten aanzien van psychosociale arbeidsbelasting? Dan kan het zomaar zijn dat het aanstellen van een vertrouwenspersoon één van de agendapunten is. Hoe geef je vorm aan deze rol? Kies je voor een interne of een externe vertrouwenspersoon? Een vraag die bij veel organisaties in dit stadium speelt. Misschien wil je zelf aan de slag als een externe vertrouwenspersoon voor diverse organisaties? In dit artikel leggen we de voor- en nadelen uit van de verschillende rollen.
Actief beleid
Een sociaal veilige werkomgeving is voor steeds meer organisatie een belangrijk onderwerp. Een actief beleid dat gericht is op een sociaal veilige en aangename werksfeer biedt veel voordelen, zoals meer werkplezier, hogere productiviteit, lager ziekteverzuim en minder personeelskosten. Een onmisbaar onderdeel binnen dit beleid is de vertrouwenspersoon. Met een vertrouwenspersoon creëert de organisatie een plek waar medewerkers veilig en anoniem hun verhaal kunnen doen wanneer zij te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen.
Interne vertrouwenspersoon
Veel organisaties kiezen voor een interne vertrouwenspersoon. Dit is een persoon die al werkzaam is binnen de organisatie. Vaak wordt iemand gekozen die van nature al een aanspreekpunt voor veel collega’s is bij vragen en problemen. De persoon kent de organisatie, de bedrijfscultuur en de medewerkers. Bij het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon is het belangrijk om de primaire functie van de persoon mee te nemen in de keuze. Sommige combinaties zijn niet aan te raden, zoals bij een HR-manager of een lid van de OR. Een vertrouwenspersoon heeft een onafhankelijke functie en legt uitsluitend verantwoording af aan het management.
Lees ook het interview met René van den Bosch: “Niet alle combinaties zijn heel handig.”
Voordelen interne vertrouwenspersoon:
- Kent de bedrijfscultuur goed, waardoor hij of zij eerder problemen signaleert.
- Is al bekend bij collega’s, waardoor hij of zij makkelijker te vinden is.
- Collega’s voelen zich eerder vertrouwd met de persoon, waardoor de drempel lager kan zijn om naar de vertrouwenspersoon toe te gaan.
Nadelen interne vertrouwenspersoon:
- De persoon is al bekend in de organisatie, waardoor het lastiger is om een objectieve houding aan te nemen.
- De persoon heeft een bekende positie binnen de organisatie, wat voor sommige medewerkers de drempel juist kan verhogen.
- Het geven van ongevraagd advies aan het management kan lastiger zijn.
- Bij afwezigheid is vervanging regelen niet altijd eenvoudig.
- Er kan een belangenverstrengeling ontstaan tussen de rol van de vertrouwenspersoon en de andere functie.
- Extra kosten voor de organisatie in de vorm van opleiding en bijscholing.
- De medewerker kan ontslag nemen of een functie gaan vervullen die niet meer te combineren is met de taak als vertrouwenspersoon.
Externe vertrouwenspersoon
Als organisaties kiezen voor een externe vertrouwenspersoon, dan stellen zij iemand buiten de organisatie aan. Deze persoon is niet werkzaam binnen de organisatie en vervult enkel en alleen de rol van de vertrouwenspersoon. Voorafgaand worden afspraken gemaakt over het uurtarief, of in abonnementsvorm. Een externe vertrouwenspersoon kan rechtstreeks worden ingehuurd, wanneer hij of zij werkzaam is als zelfstandige, of via een bureau.
Voordelen externe vertrouwenspersoon:
- De persoon heeft direct een onafhankelijke positie in de organisatie en heeft daardoor makkelijker een objectieve houding.
- Er is meer afstand naar de organisatie, waardoor medewerkers eerder naar de vertrouwenspersoon toestappen.
- De vertrouwenspersoon heeft ruime ervaring en is wellicht ook bekend met andere rollen, zoals mediator, coach etc.
- Bij afwezigheid kan er eenvoudiger voor een vervanger worden gezorgd.
- Keuze wanneer er behoefte is aan een extra mannelijke, of vrouwelijke vertrouwenspersoon.
- Bij meerdere vestigingen kan, bij het LIVP, met één overeenkomst de vertrouwenspersoon dekking worden geregeld.
- Geen kosten voor opleiding en bijscholing.
Een externe vertrouwenspersoon aanstellen? Neem contact op met het Landelijk Netwerk Vertrouwenspersonen.
Nadelen externe vertrouwenspersoon:
- Kost meer moeite om de vertrouwenspersoon bekend en vindbaar te maken binnen de organisatie.
- Door de afstand nemen medewerkers wellicht minder snel contact op.
- De vertrouwenspersoon heeft meer tijd nodig om de bedrijfscultuur te leren kennen.
Combinatie intern en extern
Grote organisaties kiezen vaker voor een combinatie van zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. Hiermee krijgen de medewerkers een keuze naar wie zij toestappen, waardoor de drempel verder wordt verlaagd. Daarbij is het prettig voor beide vertrouwenspersonen om elkaar op te zoeken om te sparren en te overleggen. Wanneer een vertrouwenspersoon een melding niet kan oppakken vanwege verstrengeling van de andere functie of privézaken, kan de andere persoon de melding overnemen.
Conclusie: de keuze voor een interne of externe vertrouwenspersoon is per organisatie verschillend. Belangrijke uitgangspunten zijn onder andere het aantal vestigingen van de organisatie, de grootte van de organisatie, aantal afdelingen.
Wil je overleggen welke keuze het meest geschikt is voor de organisatie? Neem dan contact met ons op via info@livp.nl. We ondersteunen je graag bij het maken van de juiste keuze.