Feedback, een belangrijke tool voor medewerkers
Feedback is nodig voor een goede communicatie en een gezonde werkomgeving. Eigenlijk is het geven van feedback niets meer en minder dan het benoemen van het effect van het gedrag van de ander op jou! Dat klinkt simpeler dan het in de praktijk vaak blijkt te zijn. LIVP-trainer Kyra Hoogeveen schrijft in dit blog over het belang van feedback. En ze geeft tips hoe je feedback kunt geven.
Ongewenst gedrag op de werkvloer
Het is de laatste weken weer volop in het nieuws: meldingen van ongewenst gedrag van mensen met een machtspositie, bijvoorbeeld televisiepresentator Matthijs van Nieuwkerk en Tweede Kamervoorzitter Khadija Arib. Ook televisiepresentator Paul de Leeuw heeft toegegeven zich wel eens ongewenst te hebben gedragen. En dat gebeurt heus niet alleen in de mediawereld. Het is een reële afspiegeling van wat er binnen organisaties gebeurt. Helaas.
Een veilig klimaat is nodig om ongewenst gedrag te melden
De meeste organisaties doen al veel om ongewenste omgangsvormen te voorkomen. Er worden gedragscodes opgesteld, er is vaak een klachtenprocedure en in de meeste gevallen is er (gelukkig) een vertrouwenspersoon aanwezig. Organisaties kunnen allerlei protocollen opstellen en ik weet niet hoeveel vertrouwenspersonen aanstellen… als er echter geen veilig klimaat is om elkaar aan te spreken op ongewenste omgangsvormen, is de kans niet groot dat er meldingen bij een vertrouwenspersoon terechtkomen.
Zou Matthijs van Nieuwkerk wel eens tegengas hebben gekregen?
Mensen met een bepaalde machtspositie zouden door hun omgeving continu bewust moeten worden gemaakt van hun positie. Ook hebben zij mensen nodig die hen durven aan te spreken op hun gedrag. Zouden Matthijs van Nieuwkerk of Khadija Arib wel eens tegengas hebben gekregen? Zou iemand het hebben aangedurfd om hen aan te spreken op gedrag? En zou dat dan zonder gevolgen zijn geweest? Helaas is het in de praktijk vaak zo dat organisaties andere belangen hebben: gaan we de manager die zoveel geld binnen brengt aanspreken (of in het ergste geval ontslaan) of sluiten we onze ogen?
Feedback, een belangrijke tool voor medewerkers
Het voorkomen van ongewenst gedrag op de werkvloer is niet alléén de verantwoordelijkheid van een organisatie. Werknemers kunnen en moeten zelf ook bijdragen aan een veilig werkklimaat. Eén van de tools die werknemers hebben is het geven van feedback op het moment dat zij zelf ongewenst gedrag ervaren of zien dat er ongewenst gedrag plaatsvindt.
Makkelijker gezegd dan gedaan, want feedback geven is misschien wel het moeilijkste en het meest enge wat er is. Helemaal als je het gevoel hebt dat je in een kwetsbare, misschien wel afhankelijke, positie zit.
De noodzaak van feedback
Toch is het geven van feedback nodig voor een goede communicatie en een gezonde werkomgeving. Hoe moet iemand immers weten dat zijn of haar gedrag als ongewenst wordt ervaren, als het niet wordt gezegd? Vaak denkt men dat de ander wel begrijpt dat het gedrag kwetsend of niet gepast is. Die ander ziet de wereld echter heel anders, dus nee, dat begrijpt de ander soms oprecht niet. Hij of zij geeft een heel andere lading aan zijn of haar gedrag. Als je niet aangeeft wat het effect van het gedrag van de ander op jou is, dan word je door de ander niet gehoord. En niet gezien.
Iedereen is erbij gebaat als je het beste in elkaar naar boven haalt en dat doe je volgens mij als er ruimte is voor het geven en ontvangen van feedback.
Feedback geef je op gedrag, niet op persoon
Bij feedback geven is het van groot belang dat je feedback geeft op het gedrag van iemand, niet op de persoon. Op die manier scheid je de persoon van het gedrag. Zacht op de relatie, maar hard op de inhoud. Niet: ‘jij bent…’, maar: ‘jij doet…’. Niet: ‘wat ben jij een vervelende collega, gedraag je eens’, maar: ‘jij bent een fijne collega, maar wat je nu doet is onhandig.’ Feedback is eigenlijk niets meer en minder dan het benoemen van het effect van het gedrag van de ander op jou! Oh, als dat alles is… hoe moeilijk kan het dan zijn?!
Toch blijkt in de praktijk dat het geven van feedback een stuk moeilijker is dan op het eerste gezicht lijkt. Want hoe geef je op de juiste manier feedback? En hoe zorg je ervoor dat ontvanger de feedback ook nog kan en wil ontvangen? Er zijn drie belangrijke stappen in het geven van feedback:
Wat zie je?
Stap één is: wat zie je? Beschrijf concreet waarneembaar, feitelijk gedrag. Observeer en neem waar zonder er je eigen interpretatie aan te geven. Benoem alleen datgene wat je feitelijk ziet, hoort, ruikt of bijvoorbeeld proeft: ‘Ik zie/hoor/ruik/proef/neem waar dat…’
Vermijd eigen interpretaties.
Wat is het effect van het gedrag op jou?
In stap twee deel je het gevoel dat je hebt gekregen als gevolg van het gedrag dat je waarnam: ‘Ik voelde me daardoor… Of: De reactie die het in me opwekte was… Of: Ik schrik van… Of: Dat roept bij mij het volgende op… Of: Ik ervaar… Of: In mijn beleving voel ik… Of: Dat had het volgende effect op mij…’ Je houdt het hierdoor volledig bij jezelf.
Wat heb jij nodig?
In stap drie benoem je jouw behoefte. Wat zou je graag van de ander wensen in eenzelfde situatie? Let op: het is een wens of behoefte, het is aan de ander om te bepalen of hij of zij aan jouw wens tegemoet kan of wil komen. Bijvoorbeeld: ‘Ik vind het belangrijk dat…’ ‘Ik wil je vragen om…’ ‘Ben je bereid om…’ ‘Ik zou graag willen dat je…’
Spannend, maar nodig
Het geven van feedback blijft spannend, maar als je te lang niet zegt wat je te zeggen hebt, worden mensen ziek. Het gevolg kan een burn-out zijn. Dus hoeveel erger kan het worden? Tijdens de opleiding Vertrouwenspersoon van het LIVP, besteden we veel aandacht aan gesprekstechnieken en emotiemanagement.
Kyra Hoogeveen is LVV-registervertrouwenspersoon en trainer bij het Landelijk Instituut Vertrouwenspersonen.