Ongevraagd advies geven: zo zorg je dat het beter landt
Als vertrouwenspersoon ben je niet alleen een luisterend oor, maar ook de ogen en oren van de organisatie. Je signaleert trends en soms ook ernstige situaties. Daarom is het geven van advies aan de directie of het bestuur van een organisatie een van de drie hoofdtaken van een vertrouwenspersoon, zowel gevraagd als ongevraagd. Maar juist dat laatste, het geven van ongevraagd advies, vinden veel vertrouwenspersonen lastig. Hoe zorg je ervoor dat je boodschap serieus wordt genomen en het gesprek de juiste kant op gaat?
Waarom is ongevraagd advies zo moeilijk?
De meeste vertrouwenspersonen vinden het leukste van hun vak om melders bij te staan. Het afstappen op een directeur en hem of haar ongevraagd advies geven over iets wat er in de organisatie niet goed gaat, is een hele andere tak van sport. Bij gevraagd advies komt iemand zelf naar je toe met een hulpvraag, dat is veel makkelijker. Maar bij ongevraagd advies moet jíj het initiatief nemen, en dat kan spannend zijn. Zeker als je een interne vertrouwenspersoon bent en je advies moet geven aan iemand die hiërarchisch boven je staat.
Bovendien is niet elke directeur of bestuurder intrinsiek gemotiveerd om met vertrouwenspersonen samen te werken. Soms worden vertrouwenspersonen ‘voor het vinkje’ aangesteld, zonder dat er een sterk draagvlak is binnen de organisatie. In zo’n geval is het extra moeilijk om je advies goed te laten landen.
Hoe zorg je dat je advies beter wordt ontvangen?
- Bouw een goed contact op. Zorg dat je niet alleen kennismaakt met HR, maar ook echt met de directeur of bestuurder. Maak kennis, leg uit wat je rol is en benadruk dat gevraagd én ongevraagd advies daar onderdeel van is. Hoe beter je relatie, hoe groter de kans dat je advies serieus wordt genomen.
- Gebruik beïnvloedingsstrategieën: duw niet, maar trek. In plaats van te overtuigen, zoek je naar gezamenlijke belangen. Dit heeft te maken met duw- en trekstijlen in communicatie. Duwstijlen zijn direct en sturend. Je zet je standpunt krachtig neer en probeert de ander te overtuigen, bijvoorbeeld door te argumenteren of te verwijzen naar regels. Trekstijlen zijn indirect en verbindend. Je stelt vragen, luistert en laat de ander zelf tot een conclusie komen. Hierdoor voelt de ander zich betrokken en is de kans groter dat je advies wordt opgevolgd. Bij ongevraagd advies werkt een trekstijl vaak beter dan een duwstijl. In plaats van te zeggen: ‘Jullie moeten dit veranderen’, kun je beter vragen: ‘Hoe gaan jullie om met deze situatie en wat zou helpen om dit te verbeteren?’ Zo ontstaat er een gesprek waarin de ander zelf inzicht krijgt in de noodzaak van verandering.
- Bereid je goed voor. Weet waar je het over hebt en wat je wilt gaan zeggen. Bedenk van tevoren wat je wilt bereiken en hoe je dat het beste kunt brengen. Sluit aan bij de communicatiestijl van de ander en houd de toon genuanceerd.
- Adviseren is signaleren. Een lastige afweging is wanneer je iets wel of niet signaleert bij de directeur. Hierbij speelt vertrouwelijkheid een belangrijke rol. Vraag jezelf af: Als ik niets doe, worden er dan meer mensen de dupe? Als het antwoord ja is, dan is signaleren noodzakelijk. Maar wees zorgvuldig: kleine, doordachte stappen werken vaak beter dan te veel en te snel.
- Laat de verantwoordelijkheid bij de juiste persoon. Een valkuil is dat je als vertrouwenspersoon de aap op je schouder neemt: dat jij degene wordt die het probleem moet oplossen. Maar je rol is adviseren, niet uitvoeren. Zorg dus dat je de verantwoordelijkheid legt waar die hoort.
Ongevraagd advies geven is een vaardigheid
Goed adviseren is niet alleen inhoudelijk, maar ook een kwestie van communicatie en timing. Hoe beter je aansluit bij de ander, hoe groter de kans is dat je advies wordt opgevolgd. En hoe steviger je rol als vertrouwenspersoon wordt binnen de organisatie. Alles valt of staat met goed contact!
Wij bieden bij- en nascholingen aan die vertrouwenspersonen op weg helpen bij het gevraagd en ongevraagd adviseren: zoals adviesvaardigheden en presentatietechnieken en leiderschapskwaliteiten.
Heb je nog vragen naar aanleiding van deze blog? Neem gerust contact met ons op.