De samenwerking tussen OR en de vertrouwenspersoon

De ondernemersraad, directie en de vertrouwenspersoon; drie verschillende functies met een gemeenschappelijk doel. Elk zetten zij zich op hun eigen manier in voor het verbeteren van het werkklimaat binnen een organisatie. Dat de ondernemersraad (OR) en de vertrouwenspersoon hierbij de handen in één slaan is niet vanzelfsprekend, maar wel aan te raden.

OR en de vertrouwenspersoon
De OR behartigt de belangen van medewerkers in een organisatie. Eén van haar bevoegdheden is het instemmingsrecht over besluiten binnen het Arbobeleid, waarvan psychosociale arbeidsbelasting (PSA) een onderdeel is. De vertrouwenspersoon zet zich in voor het voorkomen dan wel beperken van PSA. Een goede verstandhouding tussen de OR en de vertrouwenspersoon is dan ook belangrijk. Beide partijen kunnen elkaar ondersteunen in het verkrijgen van een sterkere positie binnen de organisatie.

Advies: sluit als vertrouwenspersoon regelmatig aan bij overleggen van de OR. Zo kan het contact onderling onderhouden worden. Ook krijg je als vertrouwenspersoon via de OR een breder beeld van de organisatiecultuur en PSA onder de medewerkers.

Psychosociale arbeidsbelasting (PSA)
In de Arbowet is geregeld dat de directie/het management preventief beleid moet voeren om PSA te voorkomen dan wel te beperken. Vaak wordt antwoord gegeven op deze verplichting door het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Wil de directie/het management aanpassingen doen op het gebied van PSA- en integriteitsbeleid, dan moet hij de OR om instemming vragen. Dit geldt ook voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

Advies: in samenspraak met de OR kun je als vertrouwenspersoon een advies vormen aan de directie/het management met betrekking tot PSA. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering blijft echter altijd liggen bij de directie/het management.

De jaarrapportage
Eén van de taken van de vertrouwenspersoon is het jaarlijks rapporteren van de meldingen die zijn behandeld in een geanonimiseerd rapport aan de directie/het management. De OR krijgt dit rapport niet altijd onder ogen. Echter, voor de OR kan dit rapport dienen als een belangrijk meetpunt om een indruk te krijgen hoe het ervoor staat op het gebied van PSA en integriteit op de werkvloer.

Advies: als vertrouwenspersoon leg je geen verantwoording af aan de OR en ben je niet bevoegd om het rapport zelfstandig met de Raad te delen. Wel kun je de directie/het management adviseren om het rapport met de OR te delen.

Risico-inventarisatie & Evaluatie
Zoals je eerder hebt kunnen lezen is de Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E) een verplicht onderdeel van de Arbowet. Op basis van de RI&E kan een organisatie signalen van ongewenste omgangsvormen opvangen. Hierdoor kan vooraf ingespeeld worden op risico’s met behulp van een plan van aanpak. Eén van die risico’s is PSA. De rol van de OR is het instemmingsrecht over besluiten voor het opzetten en uitvoeren van de RI&E en het plan van aanpak. De RI&E is tenslotte een onderdeel van het Arbobeleid. Uiteindelijk blijft de directie/het management eindverantwoordelijke voor het opstellen en de uitvoering.

Advies: Uit de RI&E en het plan van aanpak kan een goede inschatting gemaakt worden hoeveel uren één of meerdere vertrouwenspersonen nodig hebben voor hun functie. De OR kan de RI&E afkeuren wanneer de organisatie onvoldoende uren inruimt voor de vertrouwenspersoon.

Een goede verstandhouding
Belangrijk startpunt bij een goede verstandhouding tussen de OR en de vertrouwenspersoon is dat de partijen hun kennis delen over (geanonimiseerde) klachten/meldingen op de werkvloer en belangrijke beleidsontwikkelingen. Op het gebied van integriteit kunnen de partijen met elkaar overleggen of de meldregeling voldoende veilig, bekend en integer is. In de praktijk blijkt dat het nog niet zo vanzelfsprekend is dat de OR en de vertrouwenspersoon frequent met elkaar om de tafel zitten. Een mooie uitnodiging voor zowel de OR als de vertrouwenspersoon om elkaar meer te betrekken bij het uitoefenen van de functies.

Hoe is dat in jouw organisatie geregeld?

Deskundig advies ontvangen over de rol en de positie van de vertrouwenspersoon in de organisatie? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.

Bron: https://www.ornet.nl/blog/2020/04/13/hoe-or-en-vertrouwenspersoon-elkaar-kunnen-versterken/