De vertrouwenspersoon in bedrijven en organisaties
De rol en werkzaamheden van een vertrouwenspersoon in bedrijven en organisaties kan verschillen per branche. Voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon is het aan de werkgever om, samen met de OR, de behoeften en invulling van de functie te bespreken. Een duidelijke omschrijving van de functie geeft helderheid aan de vertrouwenspersoon over diens rol en aan de werknemers over de gebieden waarvoor zij bij de vertrouwenspersoon terecht kunnen.
Probleemgebieden
In principe kunnen medewerkers de vertrouwenspersoon benaderen met problemen in twee gebieden:
- Ongewenste omgangsvormen; denk hierbij aan pesten, discriminatie, agressie/geweld, (seksuele) intimidatie.
- Integriteitskwesties; denk hierbij aan belangenverstrengeling, diefstal, misbruik van bevoegdheden en corruptie.
De vertrouwenspersoon biedt de eerste opvang aan medewerkers met klachten en/of meldingen. Met het vervullen van de taken richt de vertrouwenspersoon zich op het stoppen van het ongewenste gedrag en het bevorderen van een sociaal veilige werkomgeving.
Takenpakket van de vertrouwenspersoon
Ondanks het verschil in taken van een vertrouwenspersoon per organisatie, zijn er enkele overeenkomsten. Over het algemeen staan de volgende taken in ieder bedrijf of organisatie centraal:
- Eerste opvang van medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag.
Taken die hieronder vallen zijn o.a.: luisteren, adviseren en informeren over mogelijke vervolgstappen, ondersteuning bieden bij het uitvoeren van vervolgstappen, advies geven, informeren over klachtenprocedures, doorverwijzen naar hulpverleners zoals de bedrijfsarts of een mediator. - Voorlichting geven over de rol van de vertrouwenspersoon.
Het is belangrijk dat medewerkers weten waarvoor zij de vertrouwenspersoon kunnen benaderen en wat de werkwijze is. Belangrijk hierbij is tevens dat de vertrouwenspersoon makkelijk te vinden is in de organisatie. - Adviseren (gevraagd en ongevraagd) over de preventie van ongewenst gedrag.
De vertrouwenspersoon geeft voorlichting en advies aan de werkgever, directie en OR over de aanpak van ongewenst gedrag. Hij of zij biedt ondersteuning bij het voorkomen van ongewenst gedrag en het registreren van ongewenst gedrag.
Een goede verstandhouding en samenwerking tussen de OR en de vertrouwenspersoon is aan te raden. Lees in het artikel hoe beide partijen elkaar kunnen ondersteunen.
Per organisatie of bedrijf kunnen de taken van de vertrouwenspersoon enigszins verschillen. Zo kan in organisaties waar medewerkers veel te maken hebben met psychisch belastend werk, meer aandacht gaan naar deze gebieden. Denk bijvoorbeeld aan agenten die veel te maken hebben met agressie/geweld.
Een Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) geeft een duidelijk beeld van de gezondheids- en veiligheidsrisisco’s, Lees meer over het opstellen van een RI&E en Plan van Aanpak.
Andere belangrijke rollen
Naast de vertrouwenspersoon zijn er nog enkele belangrijke rollen in het bevorderen van een veilige werkomgeving. We geven een beknopte uitleg per rol.
Ondernemingsraad (OR)
De OR behartigt de belangen van de werknemers en bevordert goede arbeidsomstandigheden. Besluiten over arbeidsomstandigheden vallen binnen het instemmingsrecht en dienen daarom altijd goedkeuring te krijgen van de OR. De OR wordt daarom betrokken bij het opstellen van de RI&E en Plan van Aanpak.
Preventiemedewerker
Een bedrijf of organisatie is verplicht om één preventiemedewerker aan te stellen. Een preventiemedewerker zet zich in om arbeidsrisico’s te verminderen en verzuim te voorkomen. Hij of zij werkt – meestal naast een andere functie – actief aan het bevorderen van de veiligheid en de gezondheid binnen het bedrijf.
Bedrijfsarts
Werknemers moeten altijd toegang kunnen hebben tot een bedrijfsarts. Een bedrijfsarts adviseert over het voorkomen van ziekteverzuim. Hij of zij is tevens beschikbaar voor overleg met de preventiemedewerker en OR. Ook wordt hij of zij ingeschakeld bij verzuimbegeleiding en re-integratie van werkenden.
Klachtenregeling/ -commissie
In een klachtenregeling staat beschreven aan welke eisen een klachtencommissie moet voldoen. Ook wordt de manier waarop een klacht wordt behandeld omschreven en de termijn waarbinnen dit moet gebeuren. Lukt het niet om een klacht of melding in informele sfeer op te lossen, dan wordt deze doorgezet naar een klachtencommissie. Een klachtencommissie beoordeelt of een klacht/melding gegrond is en adviseert over de maatregelingen. Het is aan de werkgever of deze maatregelingen worden uitgevoerd.
Inspectie SZW
De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) controleert of werkgevers en werknemers zich houden aan de verschillende wetten, besluiten en regelingen op het gebied van arbeid. Verder spoort de Inspectie fraude, uitbuiting en georganiseerde criminaliteit binnen de keten van werk en inkomen op.
Wil jij het verschil maken in jouw organisatie? Bekijk onze opleiding tot vertrouwenspersoon.